Integritetspolicy

1. Inledning

VR Snabbtåg Sverige AB (”VR”) värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Policyn gäller för dig som är kund eller reser med oss, är medlem i Mitt VR, besöker våra digitala kanaler eller på annat sätt kommer i kontakt med oss, t.ex. via vår kundtjänst.

Det är viktigt att du läser och förstår vår integritetspolicy innan du använder våra tjänster. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter behandlas, kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som finns under avsnitt 5.

2. Hur vi behandlar din personuppgifter

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t.ex. namn, bild, personnummer, IP-adress, resehistorik och information om intressen och preferenser.

Behandling är i princip varje åtgärd som vidtas med dina personuppgifter, t.ex. insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används för att vi ska kunna ge dig relevanta upplevelser, tjänster och erbjudanden.

2.1 Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi behandlar personuppgifter som kommer från olika källor:

UPPGIFTER SOM DU SJÄLV LÄMNAR TILL OSS, T.EX.:

• Namn och kontaktuppgifter (e-post och telefonnummer).

• Information om behov av ledsagning eller rullstolsplats.

• Korrespondens när du kontaktar oss (inspelningar av telefonsamtal, epostmeddelanden, brev etc.).

• Information från kundundersökningar.

• Om du är medlem i Mitt VR har du också möjlighet att lämna information om pendlarkort och/eller anslutning till ett företagsavtal.

2.1.2 Uppgifter som vi skapar eller som genereras när du bokar eller reser med oss

• Information om din resa (bokningsnummer, avresetidpunkt, pris, resmål, etc.).

• Uppgift om din geografiska position (om du samtycker till det).

• Din IP-adress och information om dina besök på vår webbplats, som insamlas genom så kallade cookies. För mer information om hur vi använder cookies, se vår cookie policy.

• Uppgifter från fotografier och rörliga bilder i samband med kamerabevakning

Om du är medlem i Mitt VR hanterar vi också uppgifter om ditt medlemskap (medlemsnummer, medlemsnivå, lösenord, bonussaldo- och transaktioner) samt information om din köp- och resehistorik och hur du använder våra övriga tjänster, t.ex. vår hemsida.

2.2 För vilka ändamål använder vi dina personuppgifter?

Vi behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagsstiftning. Det innebär att varje behandling sker med stöd av en så kallad rättslig grund. De flesta behandlingar utförs för att vi ska kunna tillhandahålla tjänsten, dvs. fullgöra avtalet med dig eller för att vi har en rättslig förpliktelse. I vissa fall – när vi har ett berättigat intresse – grundar sig behandlingarna på en intresseavvägning. Om vi behandlar dina personuppgifter för något ändamål som kräver ditt samtycke, kommer vi att inhämta ditt samtycke innan sådan behandling påbörjas.

Nedan följer exempel på ändamål som vi behandlar dina personuppgifter för, och med stöd av vilken rättslig grund det sker.

2.2.1 Tillhandahållande av resan, varan eller tjänsten

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

• Identifiera dig som resenär vid biljettkontroll.

• Administrera resan i enlighet med köp- och resevillkoren.

• Administrera eventuell anslutning till företagsavtal (t.ex. fakturering).

• Meddela dig om förändringar i resan, t.ex. vid förseningar eller ändrade avgångstider.

• Avhjälpa fel och hantera klagomål eller reklamationer, inklusive ersättningsanspråk.

• Upprätthålla säkerhet på och förebygga brottslighet på våra tåg, t.ex. genom kameraövervakning.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal, rättslig skyldighet (vid ansökan om förseningsersättning) och intresseavvägning (vid kamerabevakning).

Lagringsperiod: Vi sparar dina uppgifter i ett år efter genomförd resa. Vid klagomål eller reklamation sparar vi uppgifterna i två år efter att ärendet avslutats.

2.2.2 Förbättringar av våra tjänster

Vi kan även behandla dina personuppgifter för att utveckla och förbättra våra tjänster, bl.a. genom utskick av kundundersökningar. Uppgifter behandlas i huvudsak på en aggregerad nivå (dvs. inte på individnivå) och används för att sammanställa statistik för analysändamål.

Rättslig grund: Intresseavvägning

Lagringsperiod: Vi sparar dina personuppgifter i ett år efter genomförd resa för att tillhandahålla resan, därefter anonymiseras uppgifterna.

2.2.3 Kommunikation med dig

Vi behandlar dina personuppgifter i samband med annan kommunikation med dig, t.ex. i samband med att du kontaktar oss för frågor och för att analysera samtal, e-post och chattar för att förbättra vår kommunikation och för kvalitetssäkring.

Rättslig grund: Intresseavvägning

Lagringsperiod: Vi sparar dina uppgifter i ett år efter genomförd resa.

2.2.4 Förhindra säkerhetsbrister och missbruk av tjänster

Vi behandlar dina personuppgifter för att säkerställa säkerheten för våra tjänster (t.ex. hemsidan), för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot köp- och resevillkoren. Vi behandlar även uppgifterna för att förhindra missbruk samt för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker, etc.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal och intresseavvägning

Lagringsperiod: Vi sparar dina uppgifter i ett år efter genomförd resa.

2.2.5 Skyldigheter enligt lag

Vi behandlar också dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t.ex. på grund av vår bokföringsskyldighet och skyldigheter som följer av trafikrättslig lagstiftning.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Lagringsperiod: Dina uppgifter sparas endast så länge vi har en skyldighet enligt lag.

2.2.6 Övrigt

Förbättring av våra tjänster: Vi behandlar dina personuppgifter för att utveckla och förbättra våra tjänster och resor, bl.a. genom att sammanställa statistik för analysbehov.

Marknadsföring:Vi behandlar dina personuppgifter för att ge dig erbjudanden, nyheter, rekommendationer och information samt utskick av kundundersökningar från oss eller våra samarbetspartners, via post, epost, telefon och sms. Om du inte längre vill ta emot direktmarknadsföring kan du meddela oss detta via en länk i varje utskick alternativt kontakta vår kundservice.

Rättslig grund: Intresseavvägning eller samtycke.

Lagringsperiod: Vi sparar dina uppgifter i två år efter genomförd resa. För Mitt VR medlemmar raderas uppgifterna när medlemskapet upphör.

Användning av våra tjänster: Vi behandlar också uppgifter om hur du använder våra tjänster. Det rör sig bland annat om information om hur du använder vår hemsida (surfmönster, bokningshistorik etc.) och uppgifter om din köp- och resehistorik. Uppgifterna ligger till grund för analys och gruppering i syfte att ge dig relevanta och anpassade erbjudanden.

Rättslig grund: Samtycke

Lagringsperiod: Vi sparar dina uppgifter i två år efter genomförd resa. För Mitt VR medlemmar raderas uppgifterna när medlemskapet upphör.

2.3 Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare:

• Något av bolagen inom koncernen VR Group, t.ex. för marknadsföringsändamål eller för utveckling av nya tjänster.

• Externa samarbetspartners, både inom och utanför EU/EES, t.ex. för att tillhandahålla IT-tjänster samt för analyser eller statistik.

• Andra reseoperatörer för att kunna hantera fortsatt resa vid trafikstörning-

• Andra mottagare när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Bolag som hanterar personuppgifter för vår räkning får alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa en hög skyddsnivå för dina personuppgifter hos våra samarbetspartners och leverantörer. Vi lämnar endast ut personuppgifter för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in dem (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpevillkoren eller Mitt VR medlemsvillkor).

Om vi använder samarbetspartners och leverantörer utanför EU/EES, vidtar vi särskildaskyddsåtgärder, t.ex. tecknar avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

2.4 Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter genom tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

3. Cookies

När du besöker vår webbplats, kan vi också samla in information och uppgifter om dig genom att använda så kallade cookies. För mer information om hur vi använder cookies, se vår cookie policy.

4. Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter i förhållande till oss. Om du vill utnyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

• Rätt till tillgång (registerutdrag) – en rätt att få bekräftelse på och information om din personuppgiftsbehandling.

• Rätt till rättelse – en rätt att få felaktiga uppgifter rättade.

• Rätt till radering – en rätt att få uppgifter borttagna.

• Rätt till begränsning – en rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet.

• Rätt till invändning – en rätt att invända mot behandling som baseras på intresseavvägning, t.ex. för direkt marknadsföring.

• Rätt till dataportabilitet – en rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till annan. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen, har du även rätt att klaga till ansvarig tillsynsmyndighet.

5. Kontaktuppgifter

VR är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs enligt denna integritetspolicy. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter behandlas, eller vill utöva någon av rättigheterna ovan, vänligen kontakta oss:

VR Protection Officer
Adress: Klarabergaviadukten 90
SE-111 64 Stockholm, Sweden
Mejladress: kundservice@vrresa.se

6. Uppdateringar av integritetspolicyn

Denna integritetspolicy uppdaterades senast i mars 2024 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i policyn kommer vi meddela dig senast 30 dagar innan ändringen träder i kraft genom e-post, sms, genom tjänsten, eller genom att publicera en ny version på vår webbplats.